La mise en place d’une permanence téléphonique automatisée pour votre entreprise.

Lilian | 4 Septembre 2023

La permanence téléphonique est un outil indispensable pour les entreprises qui veulent optimiser la gestion de leur appel tout en réduisant drastiquement les appels manqués.

L'objectif est de mettre en place des actions en interne afin de ne louper aucun appel. Nous verrons tout cela dans ce blog.

Qu’est ce qu’une permanence téléphonique ?

La pire chose qu’il puisse arriver à une entreprise pour perdre du business est de louper des appels. La perte des appels est une notion primordiale qu’il faut absolument travailler pour réduire ce taux. La prise des appels peut être améliorée avec une meilleure organisation en interne, mais surtout une meilleure gestion téléphonique.

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, une permanence téléphonique ne fait pas forcément référence à un service de téléphonie d’astreinte externe à votre entreprise, qui va prendre vos appels quand vos collaborateurs ne le peuvent pas.

Il s'agit plutôt d’une fonctionnalité téléphonique, qui est installée  en interne dans le standard téléphonique de votre entreprise, sur laquelle vous pouvez définir vos horaires et vos disponibilités en temps réel afin de faire basculer les appels à une personne joignable.

Les différentes permanences téléphoniques possibles.

La permanence téléphonique à travers la bascule des appels vers une personne joignable peut se réaliser de plusieurs façons différentes.

Premièrement, vous pouvez définir des horaires, via un calendrier des appels, avec les règles que vous souhaitez mettre en place. Par exemple, de 7h à 9h du lundi au vendredi tous les appels peuvent être renvoyés à partir de la ligne de votre accueil téléphonique vers un téléphone d’astreinte.

Deuxièmement, une méthode cumulable en plus de la première, peut être de réaliser un groupe d’appels, dans lequel votre appel sera routé en fonction de la disponibilité de vos collaborateurs au téléphone.

Par exemple, vous pouvez faire sonner le téléphone des collaborateurs disponibles jusqu’à ce que quelqu’un décroche.

Enfin, si personne ne peut décrocher des appels et qu’aucun téléphone d’astreinte n’est disponible, vous pouvez laisser un message téléphonique afin de faire patienter votre interlocuteur, ou de lui communiquer votre disponibilité et l’inciter à laisser un message dans la boîte vocale téléphonique.

Comment mettre en place une permanence téléphonique pour son entreprise ?

Ce genre de solution est souvent disponible avec les logiciels de téléphonie VoIP.

Aussi appelé standard virtuel, ce genre de solution téléphonique vous permet d’être très agile dans l’utilisation la configuration et l’utilisation d’une permanence téléphonique. Concrètement, vous pouvez utiliser votre téléphonie fixe depuis n’importe quel support et tout paramétrer depuis une interface. 

Si vous êtes déjà chez un opérateur VoIP proposant cette solution, il vous suffit de lui demander s’il peut vous mettre en place une permanence téléphonique. Si vous n’avez aucune solution à l’heure actuelle pour votre entreprise, nous vous déconseillons de vous tourner vers les grands opérateurs téléphoniques comme Orange ou Bouygues télécom, leur solution est peu adaptée à ces usages et votre parcours risque d’être long et cher.

Privilégiez les solutions comme Flexip, Aircall ou bien Ringover. 

Enfin si vous êtes chez un prestataire mais que vous souhaitez changer, il faudra migrer vos lignes téléphonique vers un autre prestataire VoIP, en réalisant une portabilité de vos lignes téléphoniques.

Soit votre prestataire VoiP vous effectue les modifications pour ajouter votre permanence téléphonique, comme le propose gratuitement Flexip, soit votre prestataire offre cette solution mais c’est à vous de paramétrer vos besoins pour la permanence téléphonique.