Tout savoir sur l'historique et le journal d'appels.
Lilian | 3 Mai 2024
Dans cet article, nous allons aborder le journal d'appels pour le système téléphonique des entreprises.
Nous allons répondre aux questions concernant la consultation du journal et de l'historique des appels émis, reçus et manqués.
Qu'est-ce qu'un journal des appels ?
Un journal d’appels est un outil essentiel pour toute personne ou entreprise qui gère un grand volume d'appels téléphoniques.
Le journal enregistre de manière systématique et organisée tous les appels entrants et sortants reçus sur un numéro de téléphone spécifique, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou mobile.
Grâce au journal d'appel, il est possible de suivre le nombre d'appels reçus et passés, de gérer les appels manqués, de filtrer les appels indésirables, de bloquer les appels spam, et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des appels téléphoniques.
Ce système permet de garder une trace de tous les appels reçus et passés, ainsi que de la durée de chaque appel et des correspondants enregistrés dans la liste des appels.
Vous pouvez l’utiliser dans les entreprises de différentes façons, telles que la gestion des appels entrants et sortants d'un centre d'appels, le suivi des appels téléphoniques dans le cadre d'une relation-client, la prospection téléphonique, le démarchage, la permanence téléphonique, ou encore le traitement des appels dans un call-center.
Comment accéder à son journal d’appel ?
Pour utiliser votre journal d'appels sur votre téléphone, il est essentiel de savoir comment accéder à cette fonctionnalité et comment en tirer le meilleur parti. Le journal d'appel vous permet de consulter l'historique de tous les appels reçus, manqués et émis sur votre appareil. Cela peut être utile pour garder une trace des appels importants, gérer vos contacts et vérifier les appels indésirables.
Pour accéder à votre journal d'appels, voici la marche à suivre :
Depuis un smartphone : Ouvrez l’application des appels sur votre téléphone, que vous soyez sur Android ou Apple tout l’historique de vos appels émis, reçu et manqué y figurerons.
Vous souhaitez faire un export de votre journal d’appels depuis votre smartphone ? Il existe pour cela des applications dans le Play Store ou l’app store qui vous permettront d’effectuer cette manipulation à votre place.
Depuis un téléphone fixe : Dans ce cas, la manipulation est très variable, si vous n’avez pas de téléphone IP, mais un ancien téléphone RTC, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à vos historiques d’appels.
Dans le cadre d’un téléphone utilisant la téléphonie VoIP, vous pouvez trouver votre journal d’appels directement depuis l’interface du téléphone ou via une touche sur le téléphone. Votre journal d’appel est également disponible depuis l’interface qui contrôle vos téléphones à distance, en effet la téléphonie VoIP est associé à un serveur avec une prise de contrôle à distance, c’est notamment le cas des systèmes centrex IP.
Depuis un DECT : Les DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunication) ou télécommunications numériques améliorées sans fil, sont des petits téléphones combinés et portatifs associés à une base.
Il est possible de voir son historique d’appels depuis ce type de téléphone. Mais tout comme le poste fixe, ce type de téléphone est associé à un système VoIP avec une interface de prise en main à distance, il est donc possible d’obtenir son journal d’appels depuis ce module de contrôle.
Depuis un softphone : Le softphone est un standard téléphonique d’entreprise disponible directement depuis un ordinateur via un logiciel ou une page web, et depuis un smartphone via une application mobile.
Cette solution permet d’être plus flexible et d’utiliser sa téléphonie d’entreprise depuis n’importe où, avec une simple connexion Internet.
Le journal d’appels est mis en
évidence sur tous les softphones, ou depuis une interface dédiée. Chaque softphone est différent, le journal d’appel le sera également en fonction de l’opérateur télécom chez qui vous avez votre téléphonie.
Comment récupérer et exporter votre journal d’appels ?
Depuis un smartphone, la démarche pour exporter le journal d’appels se fera depuis une application ou directement depuis le dossier du téléphone.
En revanche, pour les systèmes connectés à une téléphonie VoIP comme un poste fixe, un DECT ou un softphone, cette manipulation se fera la plupart du temps depuis l’interface de gestion, si cette dernière permet un export excel xlsx ou csv du détail des appels.
Vous pouvez vous servir de ce fichier afin d’archiver l’historique de vos communications ou d’effectuer des statistiques d’appels.
Certain softphone propose des interfaces avec un historique complet depuis le début de vos appels émis, reçus et loupés, vous n’avez donc pas besoin de télécharger une base de donnée dans ce genre de cas.
Comment connecter son journal d’appels téléphonique à des applications ?
Pour une gestion optimale de votre journal d'appels intégré à vos outils quotidiens, il est recommandé d'adopter un système de téléphonie d'entreprise basé sur la VoIP.
Ce système permet de centraliser et d'accéder facilement aux appels via Internet, facilitant ainsi le travail à distance.
Avec la VoIP, il n'est plus nécessaire de dépendre de téléphones fixes, les collaborateurs peuvent passer et recevoir des appels de n'importe où, à toute heure, à condition d'avoir une connexion internet.
En plus de simplifier la gestion des appels, la VoIP permet de créer et de supprimer des lignes téléphoniques rapidement, ce qui est idéal pour ajuster les ressources lors des pics d'activité. Les fournisseurs de téléphonie cloud enrichissent souvent leur offre avec des fonctionnalités supplémentaires qui s'adaptent à divers besoins organisationnels, tels que le support client ou la gestion de centres d'appels.
L'adoption d'un standard téléphonique VoIP hébergé sur le cloud présente de nombreux avantages pour les entreprises : une mise en service rapide, une utilisation intuitive, de multiples fonctionnalités et une réduction des coûts. Avec ce système, vous pouvez offrir une expérience d'appel supérieure, tant pour vos clients que pour vos équipes. De plus, le standard téléphonique VoIP permet de configurer des options avancées telles qu'un serveur vocal interactif pour un accueil personnalisé et des règles de routage d'appels pour optimiser la distribution des appels en fonction des compétences des agents.
Avec un système de téléphonie sur IP, votre journal d'appels est entièrement numérique et facilement accessible à travers votre plateforme de téléphonie VoIP, centralisant ainsi les informations et améliorant la réactivité de vos services.
Si vous utilisez un softphone en VoIP, il est possible que celui-ci soit intégrable à votre logiciel CRM, pour faire figurer l'historique du journal d’appels par client, depuis la fiche.
C’est notamment le cas les softphone de Aircall et de Ringover, qui
propose une intégration native directement depuis Salesforce, HubSpot, Pipedrive, ou encore Microsoft Teams comme le propose également Flexip.
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