Pré-décroché : fonctionnement et exemple de message.
Lilian | 19 Novembre 2023
Dans le monde professionnel, la première impression est souvent décisive. Pour les entreprises, cette première impression commence généralement par un appel téléphonique. C'est là qu'intervient le concept de "pré-décroché", un élément crucial de l'accueil téléphonique qui peut transformer l'expérience de vos appelants.
Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu'est un pré-décroché, comment le mettre en place efficacement, et pourquoi il est si important pour votre entreprise.
Nous aborderons également la musique d'attente téléphonique.
Qu'est-ce qu'un pré décroche ?
Le pré-décroché, autrement dit, le message d’accueil, est un message vocal diffusé automatiquement dès qu'un appelant compose votre numéro, avant même que l'appel ne soit pris en charge par un membre de votre équipe.
Ce message est souvent court, il sert aussi à accueillir l'appelant et à lui confirmer qu'il est bien sur votre ligne téléphonique. Le pré-décroché peut inclure une salutation, le nom de votre entreprise, et une assurance que l'appel sera traité rapidement, mais aussi mettre l’interlocuteur dans une file d’attente.
Comment mettre en place un message de pré-décroché ?
Pour créer un message de pré-décroché efficace, il est essentiel de suivre un processus réfléchi et bien planifié. Tout d'abord, il est important de définir clairement l'objectif de votre message.
Quel message souhaitez-vous transmettre à vos appelants ?
Cela peut varier d'une simple salutation à des informations pratiques comme vos horaires d'ouverture, ou même à des annonces spéciales.
Une fois l'objectif défini, la prochaine étape consiste à rédiger un script.
Ce script doit être à la fois clair et concis, tout en reflétant fidèlement l'image de marque de votre entreprise. L'idéal est de maintenir ce script assez court, de préférence moins de 20 secondes, pour garder l'attention de l'appelant.
La sélection de la voix pour votre message est également cruciale.
Cette voix doit être en harmonie avec l'identité de votre entreprise.
Vous pouvez choisir entre une voix professionnelle enregistrée en studio ou opter pour une approche plus personnelle avec une voix interne à l'entreprise.
Dans certains cas, il peut être approprié d'ajouter une musique d'attente.
Si vous décidez d'inclure de la musique, assurez-vous qu'elle s'aligne sur le ton de votre message et l'image de votre entreprise.
Enfin, avant de mettre en œuvre votre message de standard téléphonique, il est essentiel de le tester. Assurez-vous que le
message est clair et facilement compréhensible. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, vous pouvez alors l'intégrer à votre système téléphonique.
Exemples de messages pour un pré-décroché téléphonique ?
Un bon exemple de message lorsque vous recevez des appels téléphoniques pourrait être :
"Merci d'avoir contacté [Nom de l'Entreprise], nous ne sommes pas disponibles pour le moment.
Laissez-nous un message avec vos coordonnées et nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.
Nous sommes spécialisés dans [préciser le domaine ou le service de l'entreprise], offrant des solutions adaptées à vos besoins.
Notre équipe s'engage à fournir un service de qualité et une expertise professionnelle.
Nous vous remercions pour votre patience et sommes impatients de vous accompagner dans vos projets.
Faites confiance à [Nom de l'Entreprise] pour un service dédié et personnalisé."
Ce genre de message téléphonique peut être
enregistré dans un studio d’enregistrement pour rendre l’expérience audible unique et personnalisée.
Pourquoi un pré-décroché est-il important pour votre entreprise ?
Dans les entreprises, chaque conversation est importante, et le téléphone est un moyen de communication essentiel. Le "pré-décroché", c'est-à-dire le message d’attente que vos clients entendent quand ils appellent votre entreprise, est très important.
Ce message est la première chose que vos clients entendent, donc c'est votre chance de faire une bonne première impression.
Un bon pré-décroché est court et pertinent. Il rassure l'appelant qu'il a bien contacté la bonne entreprise et que son appel sera pris en charge rapidement et avec attention.
Pour faire un bon message de pré-décroché, il faut bien réfléchir.
Vous devez d'abord décider de ce que vous voulez dire dans le message.
Ça peut être juste pour dire bonjour, donner des informations utiles ou annoncer quelque chose de spécial.
Le message doit être clair, pas trop long, et montrer l'image de votre entreprise.
Choisir la bonne voix pour votre boite vocale est aussi très important.
Parfois, mettre de la musique peut rendre l'attente plus agréable pour la personne qui appelle, mais
la sonnerie doit bien aller avec le message et l'image de votre entreprise.
Avant de mettre votre message en service, il est important de le tester pour être sûr qu'il est clair et efficace.
De plus, vérifier bien que la musique utilisée soit bien une musique libre de droit.
Un bon message fait bonne impression dès le début. Il aide aussi à éviter que les gens raccrochent trop vite et c'est une bonne occasion de donner des informations importantes comme les heures d'ouverture ou des annonces spéciales. Cela aide à communiquer efficacement avec vos clients.
Pourquoi un pré-décroché est-il important pour votre entreprise ?
La musique d’attente téléphonique est un élément clé de l'expérience client lorsqu'ils appellent votre téléphone fixe.
C'est la musique que les appelants entendent lorsqu'ils sont mis en attente ou lorsqu'ils naviguent à travers un serveur vocal intéractif (SVI).
L'objectif principal de cette musique est de rendre l'attente plus agréable et moins frustrante pour l'appelant. Elle sert également à informer l'appelant qu'il est toujours en ligne et que son appel sera pris en charge.
La sélection de la musique d’attente est importante, car elle reflète l'image de marque de l'entreprise et peut influencer la perception du client.
Une musique bien choisie peut détendre l'appelant, réduire son impatience et même améliorer son humeur. En revanche, un choix inapproprié peut avoir l'effet inverse, augmentant l'irritation et l'impression d'une longue attente.
Certaines entreprises utilisent également des messages vocaux mélangés à la musique pour partager des informations utiles, comme les heures d'ouverture, des promotions spéciales ou des conseils.
En somme, la musique d’attente musicale n'est pas juste un fond sonore, c'est un outil stratégique pour améliorer l'expérience client et communiquer efficacement avec les appelants.
exemple de pré-décroché / musique d'attente
Comment mettre mon téléphone en attente.
Mettre un téléphone en attente est une fonctionnalité courante, surtout dans un contexte professionnel, permettant de gérer les appels plus efficacement. Pour mettre un appel en attente, la procédure peut varier légèrement selon le modèle de téléphone ou le système téléphonique que vous utilisez. Généralement, lorsqu'un appel est en cours, vous devriez voir une option sur l'écran de votre téléphone indiqué par un bouton ou une icône, souvent représentée par une pause ou un symbole similaire.
En appuyant sur cette touche "mettre en attente", l'appel est mis en attente, et l'appelant entend une musique ou un message préenregistré. Cela indique à l'appelant qu'il est toujours connecté, mais en attente.
Sur certains systèmes, vous pouvez avoir besoin de taper un code spécifique, comme *70, pour activer la mise en attente.
Il est également important de noter que, dans le cas des téléphones de bureau modernes ou des systèmes de téléphonie sur IP (VoIP), comme un softphone, vous pouvez souvent personnaliser la musique ou le message que les appelants entendent lorsqu'ils sont en attente. Cela peut être configuré via les paramètres du système téléphonique ou en contactant votre fournisseur de services.
Mettre un appel en attente est donc une fonction utile pour gérer plusieurs appels à la fois, tout en assurant une expérience agréable et professionnelle pour l'appelant.
Ce que vous devez retenir.
Pour conclure, le pré-décroché et la musique d'attente téléphonique sont des composantes essentielles de l'accueil téléphonique dans le monde professionnel. Le pré-décroché, en tant que première interaction entre votre entreprise et vos clients, joue un rôle crucial dans la création d'une impression positive et professionnelle.
Il est important de le concevoir avec soin, en veillant à ce qu'il soit clair, concis et en adéquation avec l'image de votre entreprise. La musique d'attente, quant à elle, contribue à améliorer l'expérience de l'appelant en attente, en rendant ce moment moins stressant et plus agréable.
Elle doit être choisie avec attention pour refléter l'identité de votre entreprise et pour s'adapter aux attentes de vos clients.
Enfin, savoir comment mettre
un appel en attente de manière efficace
est une compétence clé pour gérer les appels entrants, en assurant une transition en douceur et professionnelle pour vos appelants. Ensemble, ces éléments forment un système d'accueil téléphonique complet qui non seulement renforce votre image de marque, mais améliore également la satisfaction et la fidélisation de vos clients.
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