Optimisez votre collaboration en entreprise avec des outils collaboratifs en ligne.
Lilian | 8 Février 2023
Aujourd'hui nous allons aborder le sujet de la collaboration en entreprise.
Nous verrons les différents outils de collaboration qui existent et dans quels cas ces solutions peuvent s'adapter aux différents besoins des entreprises.
Pourquoi la collaboration est t'elle si importante en entreprise ?
La collaboration est importante au sein d'une entreprise, car elle permet aux employés de travailler ensemble de manière coopérative pour atteindre des objectifs communs.
Elle repose sur la coopération et l'échange d'idées, ce qui peut amener à de meilleures prises de décision et à une plus grande créativité.
En étant équipé d'outils collaboratifs en ligne, comme un logiciel de téléphonie ou un espace de travail en ligne, les employés peuvent travailler de manière plus efficace et optimiser leur communication au sein de l'entreprise.
Ces outils permettent aux employés de partager des documents en temps réel, ce qui facilite l'échange d'idées et la communication au sein de l'équipe.
La collaboration est également importante car elle permet aux employés de travailler en équipe et de partager des idées autour de projets communs, on parle souvent de brainstorming dans ce genre d'organisation au travail. Cela peut évidemment renforcer les liens entre les employés et favoriser un climat de travail positif au sein de l'entreprise.
Enfin, la collaboration peut permettre d'échanger avec d'autres entreprises ou partenaires autour d'un projet, ce qui peut ouvrir de nouvelles opportunités et permettre à l'entreprise de se développer.
Les solutions qui permettent de faciliter la communication interne.
Il existe de nombreux moyens de faciliter la communication entre collègues au sein d’une entreprise, le premier qui pourrait vous venir à l'esprit serait d'utiliser un logiciel de messagerie instantanée, comme Whatsapp, Messenger ou ICQNews.
En effet, la solution de messagerie instantanée permet aux employés de communiquer en temps réel et de partager des fichiers rapidement, mais en réalité peu d'entre-elles intègrent une véritable notion de collaboration pour répondre au besoin d'une entreprise.
Ils existent également des plateformes de collaboration en ligne, permettent aux employés de travailler sur des projets en temps réel et de partager des documents facilement.
On pourrait par exemple citer Monday, Slack ou bien Discord qui en réalité peut s'adapter au besoin des entreprises.
Dans une recherche de l'amélioration de la collaboration en entreprise vous pouvez également mettre en place des réunions régulières, aussi bien en physique qu'à distance (vidéoconférence). En effet, organiser des réunions permet aux employés de rester informés et de discuter des sujets importants en face-à-face.
Vous pouvez également encourager l’utilisation de la
téléphonie en entreprise, notamment dans le cadre du télétravail.
Donner aux employés la possibilité de communiquer à la fois depuis leur ordinateur et leur smartphone peut faciliter les échanges et améliorer la flexibilité des employés.
Parmi ces solutions de téléphonie plusieurs répondent à différents besoins, notamment en permettant d'appeler, d'organiser des téléconférences, mais également de créer des discussions via une messagerie instantanée. Parmi ces solutions les plus connues il existe Aircall, Ringover ou bien Flexip, qui se démarque par ses nombreuses fonctionnalités offertes et son rapport qualité / prix.
Enfin, nous vous conseillons également de pousser à créer du dialogue physique, en face-à-face, car il est important de favoriser les conversations directe pour éviter les malentendus et améliorer la communication en la rendant plus rapide.
Comment les logiciels de téléphonie facilitent-ils la collaboration ?
Un logiciel de téléphonie facilite la communication et la collaboration au sein d’une entreprise en offrant une gamme de fonctionnalités conçues pour améliorer la relation entre les employés et avec les clients.
Nous allons vous donner quelques exemples de la façon dont un logiciel de téléphonie peut faciliter la communication au sein d’une entreprise.
Tout d'abords, il y a une notion d'agilité, en effet, un logiciel de téléphonie peut permettre aux employés de se connecter et de communiquer depuis n’importe quel appareil, qu’ils soient au bureau ou en déplacement.
Un logiciel de téléphonie peut également permettre aux employés de participer à des réunions à distance en utilisant la vidéoconférence.
Ce genre d'outil permet aux équipes de collaborer efficacement, qu'elles soient physiquement présentes ou à distance, en créant un environnement de travail collaboratif.
Il est également possible que les softphones puissent mettre en place une collaboration plus facile grâce à une plateforme collaborative comme une messagerie instantanée, qui permet aux utilisateurs de travailler ensemble sur des projets et de partager des documents en temps réel.
Cela peut améliorer la productivité des équipes et favoriser l'intelligence collective, car en utilisant ce genre outils collaboratifs en ligne, les équipes peuvent mieux collaborer et partager des idées, ce qui peut améliorer le travail d'équipe et favoriser une meilleure communication au sein de l'entreprise.
De plus, ce genre de logiciel de téléphonie peut être interopérable, c'est-à-dire qu'ils peuvent être connectés à différents logiciels, comme des CRM ou des outils collaboratifs.
Enfin, bien évidemment vous pouvez optimiser votre gestion des appels, car un logiciel de téléphonie vous donne la possibilité d'obtenir des fonctionnalités de gestion des appels pour aider les employés à gérer efficacement les appels entrants et sortants, comme la mise en attente, le renvoi d’appels, le transfert d’appels...Car la collaboration en entreprise passe aussi par le fait de savoir se coordonner pour optimiser la réponse aux appels entrants.
La visioconférence est t'il un outil collaboratif indispensable ?
Dans certaines situations, la visioconférence peut être une bonne solution pour faciliter la communication et améliorer la collaboration entre les collaborateurs.
En effet, la visioconférence permet de maintenir une communication fluide entre les différents membres de l'équipe, même s'ils ne sont pas dans le même lieu physique.
Cet outil est particulièrement utile pour les entreprises qui ont recours au télétravail ou qui regroupent des employés éparpillés géographiquement.
La visioconférence permet également de travailler sur un document ou un projet en temps réel, en utilisant des outils de partage d'écran ou de partage de fichiers.
Cela peut être particulièrement utile pour coopérer sur un projet et pour faciliter la collaboration entre les différents membres de l'équipe.
En revanche, toutes les entreprises n'ont pas forcément la nécessité d'avoir ce genre d'outil en interne, notamment pour les TPE qui travaillent essentiellement de façon physique ou dans des domaines en dehors du digital.
Mais pour les entreprises réalisant du distanciel, il est donc une bonne idée d'équiper l'entreprise d'un outil de visioconférence, comme Skype, Zoom, Google Meet, etc...
Pour favoriser les échanges entre les collaborateurs et améliorer la collaboration au sein de l'entreprise. Ces outils peuvent être utilisés en conjonction avec d'autres technologies de collaboration, comme des plateformes collaboratives en ligne ou des outils de partage de documents, pour faciliter encore davantage la communication et la collaboration entre les collaborateurs.
Qui doit être à l'initiative de l'amélioration de la communication en entreprise ?
En réalité, il n'y a pas de réponse unique à cette question, car la communication au sein d'une entreprise peut être initiée par différentes personnes ou groupes de personnes.
Cela dépend de la structure de l'entreprise, de sa taille et de ses modes de fonctionnement.
Dans certaines entreprises, la communication peut être initiée par le management, le gérant ou bien les responsables de chaque service ou même les équipes de travail, qui peuvent mettre en place une collaboration entre les services et encourager les employés à travailler et collaborer ensemble sur des projets collaboratifs.
Dans d'autres entreprises, où communication va être plus horizontale, chaque employé peut être à l'origine de la communication avec ses collègues, si ceux-ci sont disposés à collaborer et si les outils de travail le permettent.
Il est important de sensibiliser chaque employé sur l'importance de la communication interne, pour obtenir des relations de travail efficaces en entreprise.
Collaboration physique ou virtuelle ?
Après toutes ces questions vous avez certainement envie de savoir quel type de collaboration est le plus efficace entre le physique et le virtuel.
En réalité il n'y a pas de réponse unique à cette question, car la collaboration peut être efficace tant en physique qu'en virtuel, selon les contextes et les besoins de l'entreprise.
En effet,
la collaboration en physique
peut être efficace dans les entreprises qui ont un environnement de collaboration favorable et une culture d'entreprise qui encourage les échanges et la coopération entre les employés, ceci est notamment le cas pour les startups.
Dans ce cas, le simple fait de se retrouver dans la même pièce peut favoriser les échanges et la créativité au sein de l'équipe.
Cependant, la collaboration en virtuel peut être tout aussi efficace, surtout dans les entreprises qui ont recours au télétravail ou qui regroupent des employés éparpillés géographiquement.
Dans ce genre de configuration, une plateforme de travail collaboratif ou un outil de visioconférence peuvent être d'excellents outils de travail pour favoriser la collaboration interne et permettre aux équipes de travailler simultanément sur un projet et de partager l'information en temps réel.
Il est donc important de prendre en compte les besoins de l'entreprise et de ses employés pour choisir les meilleures façons de collaborer et de mettre en place des espaces de collaboration adaptés, que ce soit en physique ou en virtuel.
L'important est de disposer d'outils de collaboration répondant aux besoins de l'entreprise et de pouvoir collaborer avec les différents membres de l'équipe de manière efficace, quel que soit l'environnement de collaboration choisi.
Au final, quelles solutions de collaboration choisir ?
Il existe de nombreuses plateformes qui permettent de collaborer en entreprise, certaines sont payantes et d'autres gratuites, en voici des exemples :
Google Drive : cette plateforme de stockage et de partage de fichiers en ligne permet de travailler sur des documents en temps réel avec d'autres collaborateurs, grâce aux outils de collaboration en ligne de Google Docs.
Wimi : cette plateforme de travail collaboratif en ligne propose différentes fonctionnalités pour faciliter la communication et la collaboration entre les employés, comme des outils de gestion de projet, de chat en temps réel et de partage de fichiers.
Sharepoint : cette plateforme de collaboration de Microsoft permet de partager et de travailler sur des documents, des calendriers et des tâches en ligne, ainsi que de créer des espaces de travail collaboratifs en ligne.
Slack : cette plateforme de communication professionnelle en ligne permet de discuter en temps réel avec les autres membres de l'équipe, de partager des fichiers et de créer des espaces de travail collaboratifs pour la gestion de projets.
Trello : cette plateforme de gestion de projet permet de créer des tableaux de tâches et de les partager avec d'autres collaborateurs pour suivre l'avancement des projets en temps réel.
Flexip : Notre logiciel de téléphonie permet de nombreuses fonctionnalités téléphonique, mais également de réaliser des visioconférences grâce à sa fonction meeting, pour collaborer d’un bureau à un autre ou lorsque un collaborateur est en déplacement. L'application possède aussi une messagerie instantanée.
Sa facilité d’utilisation et d’installation sont des points forts de l’application et contribuent à la flexibilité du logiciel. Vous pouvez tester toutes ces fonctionnalités dans une période d’essai gratuite et sans engagement d’une durée de 7 jours, afin de vous permettre de faire le bon choix en fonction de vos besoins.
Il est également possible de collaborer en entreprise en utilisant des outils de visioconférence en webRTC plus classique comme Skype, Zoom, Google Meet, etc...
N'oublier pas qu'il existe de nombreuses plateformes et outils qui permettent de collaborer en entreprise et de faciliter la communication et la collaboration entre les collaborateurs. Retenez bien qu'il est important de choisir les outils qui conviennent le mieux aux besoins de l'entreprise et de ses employés.
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D'autres questions sur les outils collaboratifs ?
-
Est-ce que toutes les entreprises doivent être attentives à leur façon de communiquer ?
Oui, toutes les entreprises doivent être attentives à leur façon de communiquer, quelle que
soit leur taille ou leur secteur d'activité.
En effet, la communication est un élément clé pour
favoriser la collaboration au sein de l'entreprise et permettre à chacun de travailler de
manière efficace et productive.
Il est donc important de mettre en place des modes de communication et de collaboration
adaptés aux besoins de l'entreprise, comme des espaces collaboratifs en ligne ou des outils
de visioconférence pour favoriser les échanges entre les équipes.
Ces outils peuvent être
particulièrement utiles pour les entreprises qui ont recours au télétravail ou qui regroupent
des collaborateurs éparpillés géographiquement.
Il est également important de favoriser les échanges entre les collaborateurs, que ce soit par
le biais de mails ou de réunions en ligne.
Cela permet de maintenir une bonne
communication au sein de l'entreprise et de faciliter le travail en collaboration.
Enfin, il est essentiel de savoir collaborer et de mettre en place des collaborations pour
favoriser l'avancement des projets et l'efficacité de l'entreprise.
Cela peut être particulièrement important dans les grands groupes, où les échanges et la coopération entre les différents services et les différents membres de l'équipe sont essentiels pour le bon
fonctionnement de l'entreprise.
-
Quelles peuvent être les conséquences d’une entreprise qui n’utilise pas de moyens de communications efficaces pour collaborer ?
Cela peut entraîner des problèmes de gestion des tâches et de collaboration entre les
différents services de l'entreprise.
Si chaque membre de l'équipe travaille de manière
indépendante et sans communication avec les autres, cela peut entraîner des erreurs et des
retards dans l'exécution des projets.
De plus, l'absence de collaboration peut empêcher les échanges et la coopération entre les
différents membres de l'équipe, ce qui peut réduire l'efficacité et la créativité au sein de
l'entreprise.
En effet, en travaillant en collaboration, chaque membre de l'équipe peut
apporter sa contribution et son expertise, ce qui peut amener à de meilleures prises de
décision et à une meilleure qualité de travail.
Il est donc important de favoriser la collaboration au sein de l'entreprise et d'utiliser des
outils qui facilitent le travail en groupe, comme les outils numériques de collaboration en
ligne ou le cloud.
Ces outils permettent aux différents membres d'un groupe de travail de travailler ensemble de manière efficace et de partager des documents en temps réel.
Enfin, la collaboration est particulièrement importante dans les grandes entreprises, qui
regroupent souvent plusieurs personnes travaillant sur des projets différents.
Dans ce cas, il est essentiel de mettre en place des modes de collaboration efficaces pour permettre à
chaque membre de l'équipe de travailler de manière optimale et de mieux travailler
ensemble.
