Softphone : Tout ce que vous devez connaître sur cette solution de téléphonie VoIP.

Lilian | 8 Juin 2023

Dans cet article, nous allons découvrir les raisons principales pour lesquelles les softphones constituent l'avenir des communications d'entreprise.

Nous allons également démontrer comment ces logiciels telephone peuvent s'intégrer de façon harmonieuses à d'autres outils et matériels existants ainsi qu'à travailler en toute transparence avec des équipes distantes.

Qu'est ce qu'un softphone ?

Un logiciel de téléphonie, aussi appelé "Softphone" ou "standard téléphonique virtuel", est une interface, permettant d'interagir avec un standard téléphonique, utilisé depuis des ordinateurs PC ou de bureaux (sous Windows par exemple), des smartphones ou des tablettes, sous Android et IOS.

Il existe deux familles de téléphone logiciel, ceux dont l'utilisation est basée en cloud et ceux qui dont la téléphonie est hébergé en Interne dans l'entreprise (PABX & IPBX).

Concernant les applications en cloud, il existe des softphones comme Flexip qui peuvent être utilisés à travers une application ou un logiciel via un connexion Internet, via la technologie Centrex IP.

Il existe aussi des softphones qui peuvent être utilisés dans une page web via la technologie webRTC, tout comme ce que proposent les solutions Ringover et Aircall.

Si vous souhaitez découvrir les meilleurs softphones sur le marché vous pouvez visiter notre comparatif en ligne.

Les entreprises cherchent des moyens plus efficaces et rentables de communiquer avec leurs clients et employés à mesure que la technologie progresse.

Les logiciels telephoniques sont également une solution populaire qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques via internet plutôt que sur les lignes téléphoniques traditionnelles.

Les avantages offerts par ces solutions VoIP, tels que des économies, plus de flexibilité et une meilleure productivité, en font un outil indispensable pour toute entreprise moderne.

Les avantages de l'utilisation de softphones pour les entreprises.

La softophonie a révolutionné la manière dont les entreprises interagissent avec leur standard téléphonique.

En utilisant les logiciels téléphoniques via des smartphones ou des ordinateurs PC, les entreprises peuvent notamment économiser de l'argent sur les installations téléphoniques tout en améliorant leur flexibilité, car un softphone est utilisable de partout. Voici un aperçu des avantages de l'utilisation de ce type d'outil telephonique pour les communications d'entreprise.

La réduction des coûts téléphoniques :

L'un des avantages les plus évidents de l'utilisation de softphones est la réduction des coûts. Les softphones permettent aux entreprises de passer des appels vocaux et vidéo via une simple connexion Internet et sans avoir à posséder des postes de téléphonie fixe.

Vous pouvez aussi oublier les frais de ligne téléphonique traditionnelle (RTC), qui n'existent pas avec la téléphonie VoIP.

À noter aussi que les appels internationaux sont souvent moins chers avec les softphones, ce qui peut représenter une économie significative pour les entreprises qui ont des clients et des employés à l'étranger.

Les logiciels téléphoniques peuvent également être utilisés avec des casques ou des haut-parleurs d'ordinateur, ce qui signifie que les entreprises n'ont pas forcément besoin d'acheter des téléphones de bureaux (téléphonie fixe) pour tous leurs employés.

En soit un softphone est juste une interface via une application ou un logiciel qui permet d'interagir avec un standard téléphonique, la vraie réduction de coût réside dans la technologie utilisée derrière.

Les PABX et les IPBX représentent les solutions les plus coûteuses car l'hébergement de la téléphonie est fait au sein de l’entreprise, ce qui engendre des coûts d'installation très importants.

Tandis que le WebRTC (comme Ringover & Aircall) et les Centrex IP comme Flexip, sont des solutions téléphoniques hébergées en cloud, ce qui coûte drastiquement moins cher.

Les grandes entreprises choisiront les solutions hébergées en interne pour avoir une continuité de service de 100% et une sécurité maximum peut importe le coût que cela peut avoir, tandis que les TPE, PME et ETI utilisent les solutions cloud, bien moins chères mais tout de même très fiables.

La Flexibilité et la mobilité des softphones :

Un autre avantage des logiciels est la flexibilité qu'ils offrent aux employés, c’est même un des avantages les plus visibles. En effet, les applications et les logiciels téléphoniques permettent aux équipes de travailler depuis n’importe où, même s’ils ne sont pas en entreprise car il suffit simplement d’une connexion Internet pour se connecter à son standard téléphonique (uniquement avec les technologies en cloud : WebRTC & Centrex IP…). 

Cela signifie que les employés peuvent travailler depuis chez eux, depuis un café ou même en déplacement : c’est la solution parfaite pour le télétravail !



Les softphones permettent également aux employés de passer des appels à partir des équipements qu’ils utilisent au quotidien : ordinateur portable, tablette, ordinateur PC ou fixe, ce qui signifie qu'ils n'ont pas besoin d'être à leur bureau pour passer des appels. 

Encore une fois, cela peut être particulièrement utile pour les employés qui sont souvent en déplacement ou qui travaillent à distance.

Une amélioration de la productivité :

Les softphones peuvent aider à améliorer la productivité des employés, à condition d’avoir un standard téléphonique bien configuré !

Ils peuvent offrir une gamme de fonctionnalités qui peuvent aider les employés à mieux gérer leur temps et à rester organisés. Par exemple, les softphones peuvent être utilisés pour programmer des rappels d'appels, ce qui signifie que les employés ne manqueront jamais un appel important.

Les logiciels téléphoniques peuvent également être connectés à des CRM ou de nombreux outils de productivité, ce qui permet aux employés de suivre facilement les interactions avec les clients.

Les solutions téléphoniques comme Flexip offre encore plus d'avantages : transfert d’appel, filtrage d’appel, gestionnaire des appels, mise en attente, musique d’attente, boîte vocale, serveur vocale interactif, supervision des appels, double écoute téléphonique, click to call, calendrier d’ouverture des appels, rapport sur la statistique des appels, enregistrement des appels, groupe d’appel…

Les fonctions et caractéristiques des softphones.

Attardons-nous désormais sur une partie des fonctionnalités de la softophonie que nous venons d’énumérer précédemment.

Transferts d’appels et renvoi d’appels : Vous avez normalement accès à une interface pour effectuer des transferts d’appels en seulement 1 clic et paramétrer des renvois d’appels automatiques.

Gestionnaire des appels : Vous pouvez définir qui, comment et quand les appelants peuvent faire sonner votre standard téléphonique. Dans certains cas, il est également possible de gérer l’ouverture de vos appels selon un calendrier que vous définissez, en fonction de vos heures et de vos jours d’ouvertures.

Boîte vocale : généralement avec les logiciels vous pouvez directement accéder à vos messages vocaux depuis votre application téléphonique que vous avez.

Filtrage des appels : Un bon softphone vous permettra d’ajouter des numéros dans une liste noir afin de bloquer les appels indésirables qui peuvent polluer votre standard téléphonique.

Serveur vocal interactif (SVI) : Vous avez beau avoir la meilleure téléphonie du monde, si vous n’avez pas de SVI ça risque d’être compliqué pour vous, c’est un indispensable.

En effet un serveur vocal interactif va vous permettre d'optimiser toute la téléphonie de votre entreprise et d'améliorer l’expérience utilisateur (par exemple : pour le service secrétariat tapez 1 / pour le service comptabilité tapez 2…). Tout bon softphone qui se respecte doit vous permettre de mettre en place un SVI.

Groupe d’appel : Normalement vous pouvez définir des groupes d'appels afin de faire router les appels avec des règles téléphoniques. Cela permet d’être sûr que l’interlocuteur aura la bonne personne au téléphone.

Supervision des appels : Pour les hotlines, les centres d’appels ou les PME avec un flux d’appels importants, certaines solutions comme Flexip offrent des fonctionnalités de supervision d’appels : 

• Double écoute : Cela permet d’écouter en direct les conversations téléphoniques de toutes les personnes sur votre standard.

• Enregistrement des appels : Gardez un enregistrement de tous les appels téléphoniques entrants et sortants sur votre standard.

• Statistiques d’appels : obtenez un rapport personnalisé sur les statistiques des appels que vous souhaitez suivre.